Smart working 2025: regole, diritti e obblighi per lavoratori e aziende

Guida pratica per comprendere come gestire correttamente il lavoro agile nel 2025

Introduzione

Lo smart working, o lavoro agile, è ormai una realtà stabile nel panorama del diritto del lavoro italiano. Non si tratta più di una misura emergenziale, ma di una modalità organizzativa disciplinata da norme precise e sempre più utilizzata da imprese e pubbliche amministrazioni.

Le modifiche intervenute tra il 2024 e il 2025 hanno definito nuovi equilibri tra flessibilità, tutele e responsabilità. Tuttavia, molti accordi vengono ancora stipulati in modo approssimativo, con il rischio di contenziosi o sanzioni.

Questa guida illustra in modo chiaro e pratico le regole vigenti, i diritti dei lavoratori e gli obblighi per le aziende, fornendo indicazioni utili per redigere un accordo di smart working conforme alla legge.

1. Che cos’è realmente lo smart working

Il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita dalla Legge n. 81/2017, che si caratterizza per la flessibilità del luogo e dell’orario di lavoro.Non deve essere confuso con il telelavoro, che prevede invece una postazione fissa e orari rigidi.

La differenza principale è che lo smart working si fonda su:

• un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente;

• l’organizzazione per obiettivi e risultati, non per presenza fisica;

• l’utilizzo di strumenti tecnologici per l’esecuzione della prestazione.

In sostanza, lo smart working è un equilibrio tra autonomia del lavoratore e potere organizzativo del datore, regolato da un accordo che deve definire diritti, doveri e modalità operative.

2. Le principali regole per il 2025

Il quadro normativo di riferimento resta quello della Legge 81/2017, integrato dalle disposizioni successive e dalle linee guida del Ministero del Lavoro. Le novità più rilevanti per il 2025 riguardano l’obbligo dell’accordo individuale, la tutela dei soggetti fragili e il diritto alla disconnessione.

a) L’accordo individuale

L’azienda deve stipulare un accordo scritto con ciascun lavoratore che svolge attività in modalità agile.L’accordo deve indicare:

• la durata (a tempo determinato o indeterminato);

• i giorni o le modalità di svolgimento del lavoro agile;

• gli strumenti di lavoro e le regole di utilizzo;

• il diritto alla disconnessione;

• le modalità di controllo e la misurazione dei risultati;

• le condizioni di recesso.

L’accordo deve essere comunicato al Ministero del Lavoro tramite il portale ClicLavoro. La mancata comunicazione comporta sanzioni amministrative e possibili contenziosi.

b) Priorità per genitori e caregiver

Anche nel 2025 è confermata la priorità di accesso allo smart working per:

• lavoratori con figli minori di 14 anni;

• lavoratori con disabilità grave o che assistono familiari disabili (ai sensi della Legge 104/1992).

c) Diritto alla disconnessione

Il datore di lavoro è tenuto a garantire il diritto del dipendente a non essere reperibile fuori dall’orario di lavoro concordato.Nell’accordo devono essere specificate le fasce di contattabilità e le modalità di esercizio del diritto alla disconnessione.

d) Formazione e sicurezza

Il datore di lavoro deve fornire al lavoratore:

• un’informativa sui rischi generali e specifici connessi al lavoro agile (ai sensi dell’art. 22 L. 81/2017);

• indicazioni in materia di ergonomia, pause e sicurezza informatica.

Questi adempimenti sono essenziali anche ai fini della copertura assicurativa INAIL.

3. Diritti del lavoratore in smart working

Il lavoratore che opera in modalità agile mantiene tutti i diritti previsti per chi lavora in sede.In particolare:

1. Parità di trattamento: stessa retribuzione e stessi diritti normativi dei colleghi.

2. Tutela assicurativa: la copertura INAIL si estende anche agli infortuni occorsi “in occasione di lavoro”, compresi quelli avvenuti presso l’abitazione o in altri luoghi concordati.

3. Privacy e controllo a distanza: il datore può esercitare controlli solo nel rispetto del GDPR e dello Statuto dei Lavoratori.

4. Recesso dall’accordo: entrambe le parti possono recedere con preavviso, di norma 30 giorni (90 per i lavoratori disabili).

4. Obblighi del datore di lavoro

Lo smart working non può essere gestito in modo informale. Il datore di lavoro ha precisi obblighi giuridici e amministrativi, tra cui:

• redigere e conservare l’accordo individuale;

• effettuare la comunicazione telematica al Ministero;

• garantire la sicurezza e la tutela dei dati;

• rispettare il diritto alla disconnessione;

• evitare discriminazioni tra lavoratori in presenza e da remoto.

Le omissioni possono comportare sanzioni, contestazioni sindacali e responsabilità in caso di infortuni.

Un aspetto spesso trascurato riguarda la disciplina dei controlli: il datore non può utilizzare strumenti informatici per monitorare costantemente l’attività del lavoratore, salvo che ciò sia necessario per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza, e sempre previa informativa.

5. Come redigere un accordo efficace di smart working

Per evitare contestazioni, l’accordo individuale deve essere completo, chiaro e coerente con la normativa vigente.Un modello ben costruito dovrebbe includere:

• i riferimenti normativi di base;

• la descrizione delle mansioni e degli obiettivi;

• le modalità di svolgimento e la durata dell’attività in smart working;

• gli strumenti aziendali concessi e le regole per il loro utilizzo;

• la disciplina degli orari, delle pause e della reperibilità;

• il diritto alla disconnessione;

• la protezione dei dati personali;

• le condizioni di recesso e le eventuali cause di revoca.

È consigliabile allegare anche una checklist di verifica per assicurarsi che l’accordo rispetti tutti gli elementi obbligatori.

6. Le principali controversie in materia di smart working

Negli ultimi anni si è registrato un aumento significativo di contenziosi legati al lavoro agile. Le cause più frequenti riguardano:

• la mancata formalizzazione o comunicazione dell’accordo;

• la revoca unilaterale senza congruo preavviso;

• infortuni domestici non coperti da assicurazione;

• controlli eccessivi o non conformi alla normativa sulla privacy;

• disparità di trattamento tra lavoratori agili e in presenza.

Queste situazioni dimostrano come una gestione superficiale dello smart working possa generare rischi economici e reputazionali per l’azienda e contenziosi onerosi per entrambe le parti.

7. Conclusioni

Lo smart working rappresenta una grande opportunità per modernizzare i rapporti di lavoro, migliorare la produttività e favorire la conciliazione tra vita privata e attività professionale.Tuttavia, richiede una corretta gestione giuridica e organizzativa.

Un accordo ben redatto, chiaro e aggiornato alle regole 2025 è lo strumento essenziale per prevenire problemi e tutelare sia il datore di lavoro sia il dipendente.

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